Alfresco ไม่ใช่แค่พื้นที่เก็บไฟล์ แต่เป็น “แพลตฟอร์มจัดการเนื้อหา” ที่ออกแบบมาสำหรับเอกสารทางธุรกิจโดยเฉพาะ ทั้งงานบัญชี งาน HR งานกฎหมาย งานจัดซื้อ และงานเอกสารสำคัญทุกประเภท
เก็บประวัติเอกสารทุกเวอร์ชัน ตรวจสอบได้ว่าใครแก้ไขอะไร เวลาไหน ลดปัญหา “ไฟล์ผิดเวอร์ชัน” และรองรับการตรวจสอบย้อนหลังแบบมืออาชีพ
ไม่ต้องจำชื่อไฟล์อีกต่อไป แค่กรอกข้อมูลกำกับ (Metadata) เช่น ลูกค้า โครงการ ปี หรือประเภทเอกสาร ก็สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
สร้างขั้นตอนอนุมัติเอกสารอัตโนมัติ แทนการส่งไฟล์แนบทาง Email หรือ Line ลดความผิดพลาด และเห็นสถานะชัดเจน
กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารแยกตามแผนก ระดับตำแหน่ง หรือประเภทข้อมูล เหมาะกับเอกสารที่ต้องการความเป็นส่วนตัวสูง เช่น HR, เงินเดือน, สัญญา
เชื่อม Alfresco กับระบบที่องค์กรใช้อยู่แล้ว เช่น ERP, CRM, HR, Portal หรือ Workflow Automation โดยไม่ต้องเปลี่ยนระบบทั้งหมด
รองรับการติดตั้งบน On-Premise, Private Cloud, Docker หรือ Kubernetes และปรับแต่งได้อิสระตาม Requirement ขององค์กร
หลายองค์กรเริ่มจากการใช้ Google Drive / SharePoint / File Server เดิม แต่เมื่อเอกสารเพิ่มขึ้น ปัญหาก็เพิ่มตาม ทั้งเรื่องการค้นหา การควบคุมเวอร์ชัน การอนุมัติ และความปลอดภัยของข้อมูล ตารางด้านล่างคือภาพรวมเปรียบเทียบระหว่าง Alfresco กับโซลูชันยอดนิยมอื่น ๆ
| คุณสมบัติ | Alfresco แนะนำ | Google Drive / Shared Drive | Microsoft SharePoint Online | Nextcloud / File Server เดิม |
|---|---|---|---|---|
| ประเภทระบบ | ECM / Document Management เต็มรูปแบบ | ที่เก็บไฟล์ทั่วไป | Collaboration + Document Library | ที่เก็บไฟล์ทั่วไป / Sync |
| Version Control & Audit | ละเอียดระดับเอกสารและกิจกรรมผู้ใช้ | พื้นฐาน | ปานกลาง | ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าระบบ |
| Document Workflow / Approval | BPMN, Multi-step, Custom ได้ | ไม่มี | มีบ้าง แต่ตั้งค่าเชิงลึกยาก | มีแบบพื้นฐาน / ต้องเขียนเพิ่ม |
| Metadata & Smart Search | กำหนดฟิลด์เอง + ค้นหาแบบ Advance | ค้นหาชื่อไฟล์ / เนื้อหาบางส่วน | ดี แต่ผูกกับ Microsoft Stack | ขึ้นกับ Plugin |
| ความปลอดภัย & PDPA | ควบคุมสิทธิ์ละเอียด + Audit เต็มรูปแบบ | เหมาะกับการแชร์ไฟล์ทั่วไป | ดี แต่ต้องมีการจัดการโดยผู้เชี่ยวชาญ | ต่างกันไปตามการตั้งค่า |
| ความยืดหยุ่นในการติดตั้ง | On-Prem, Cloud, Docker, Kubernetes | Cloud เท่านั้น | Cloud / Hybrid | On-Prem / Self-host |
| ความคุ้มค่าระยะยาว | สูงมาก (Open Source + ปรับแต่งได้) | ดีสำหรับงานทั่วไป แต่ไม่ใช่ DMS | ดี แต่อาจมีค่า Subscription สูง | ขึ้นกับการออกแบบระบบ |
แนวคิด Infographic สำหรับ Section นี้:
ใช้กราฟแท่งหรือเรดาร์ชาร์ตเปรียบเทียบคะแนนด้าน Workflow, Security, Search, Versioning, Flexibility, Cost โดยให้ Alfresco เด่นชัดด้วยโทนสีฟ้า-ม่วง (Blue-Violet) บนพื้นหลังสีขาว
หากคุณกำลังมองหา “มากกว่าแค่พื้นที่เก็บไฟล์” และต้องการระบบที่ช่วยควบคุมเอกสารทั้งองค์กร ตั้งแต่สร้างไฟล์ อนุมัติ ไปจนถึงจัดเก็บตาม PDPA — Alfresco คือคำตอบที่ออกแบบมาสำหรับคุณ
รวมเอกสารทั้งหมดไว้ในศูนย์กลางเดียว แทนการกระจายอยู่ในหลายโฟลเดอร์ หลายเครื่อง ลดเวลาค้นหาเอกสาร และลดความเสี่ยงเอกสารหาย
ไม่มีปัญหาเมื่อบริษัทขยายทีม หรือมี Audit / ตรวจสอบจากหน่วยงานภายนอก เพราะทุกเวอร์ชันและกิจกรรมถูกบันทึกไว้เรียบร้อย
ด้วยความเป็น Open Source ทำให้สามารถออกแบบโซลูชันให้เหมาะกับงบประมาณได้ เริ่มจากขนาดเล็กแล้วค่อยขยายก็ได้ ไม่ต้องลงทุนก้อนใหญ่ตั้งแต่แรก
เราช่วยออกแบบโครงสร้างเอกสาร กำหนด Workflow อนุมัติ และวางระบบ Alfresco ให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ ทั้งสำหรับ SME ไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ โดยไม่ต้องทิ้งระบบเดิมที่ใช้อยู่