เริ่มต้นใช้งาน Odoo อย่างไรให้ได้ผลจริง

Odoo มีโมดูลให้เลือกจำนวนมาก เช่น Sales, CRM, Inventory, Accounting, Manufacturing, HR แต่ไม่จำเป็นต้องเปิดใช้ทั้งหมดในครั้งเดียว เลือกจากจุดที่มี Impact มากที่สุดก่อน

• ธุรกิจบริการ: เริ่มจาก CRM + Invoicing
• ธุรกิจสินค้าจับต้องได้: เริ่มจาก Sales + Inventory + Purchase
• ธุรกิจที่เน้นควบคุมต้นทุน: เสริม Accounting / Analytic Accounting ตั้งแต่ต้น

ข้อมูลหลัก เช่น รายชื่อลูกค้า สินค้า ซัพพลายเออร์ โครงสร้างบัญชี คือรากฐานของระบบ ถ้าข้อมูลชุดนี้ไม่สะอาด ปัญหาในระบบใหม่ก็จะตามมา

• ลบข้อมูลซ้ำ ตรวจสอบเลขประจำตัว/รหัสให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
• กำหนดโครงสร้างรหัสสินค้า กลุ่มสินค้า หน่วยนับให้ชัด
• เตรียมไฟล์เทมเพลตสำหรับ Import เข้าระบบอย่างเป็นระบบ

ไม่ใช่ทุกคนต้องเห็นทุกอย่าง การตั้งสิทธิ์ให้เหมาะกับหน้าที่ช่วยทั้งด้านความปลอดภัย และลดความสับสนของผู้ใช้

• กำหนดบทบาทหลัก เช่น ผู้บริหาร ทีมขาย ทีมคลัง ทีมบัญชี
• จำกัดสิทธิ์การแก้ไข/ลบเอกสารสำคัญ เช่น Invoice, Journal Entry
• ทำให้ผู้ใช้เห็นเฉพาะเมนูที่เกี่ยวข้องกับงานตัวเองจริง ๆ

Odoo มีฟีเจอร์มาตรฐานที่ครอบคลุมหลายกรณีอยู่แล้ว การปรับแต่ง (Customize) ควรเกิดจากความจำเป็น ไม่ใช่ความเคยชินจากระบบเก่า

• ลองใช้ฟีเจอร์มาตรฐานก่อนเสมอ
• ถ้าจำเป็นต้องปรับแต่ง ให้เขียน Requirement ชัดเจน
• คำนึงถึงการอัปเกรดเวอร์ชันในอนาคตทุกครั้งที่คิดจะ Custom

รายงานคือสิ่งที่ผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจ ควรเริ่มจากชุดรายงานสำคัญที่ตอบคำถามธุรกิจชัดเจน ไม่ใช่รายงานจำนวนมากแต่ไม่มีใครเปิดดู

• กำหนด KPI หลัก เช่น Margin, DSO, Aging, Stock Turnover
• ทำ Dashboard สำหรับผู้บริหารให้ดูภาพรวมได้ในหน้าเดียว
• วางแผนเพิ่มเติมรายงานเชิงลึกในเฟสถัดไป

ระบบดีแค่ไหน ถ้าผู้ใช้ไม่เข้าใจ ก็ไม่เกิดประโยชน์ การอบรมและเอกสารช่วยใช้งานจึงสำคัญพอ ๆ กับการติดตั้งระบบ

• แยก Session อบรมตามบทบาท เช่น Sales, Warehouse, Accounting
• ทำ Video หรือคู่มือ Step-by-Step สำหรับงานที่ทำบ่อย
• เตรียมช่องทางถามตอบ เช่น Line/กลุ่มภายใน ช่วงหลัง Go-Live